Đôi khi, chúng ta có thể gửi email nhầm hoặc gửi nội dung không phù hợp cho những người không đúng. Tuy nhiên, có một số tính năng trong Gmail cho phép thu hồi email đã gửi, nhưng hiệu quả và khả dụng của chúng có thể khác nhau. Vì vậy hãy cùng daominhha.net tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây.
Một số lưu ý khi thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail
Khi bạn muốn thu hồi một email đã gửi trong Gmail, dưới đây là những điều bạn cần lưu ý:
Email đã được người nhận mở
Nếu người nhận đã mở email của bạn, bạn sẽ không thể xóa email đó khỏi hộp thư của người nhận. Bạn chỉ có thể xóa email khỏi hộp thư của mình, nhưng email vẫn sẽ tồn tại trong hộp thư của người nhận.
Email nằm trong mục công khai
Nếu email của bạn được gửi đến một danh sách email công khai, bạn sẽ không thể thu hồi email đã gửi. Điều này áp dụng cho trường hợp khi bạn gửi email cho nhiều người cùng lúc.
Người nhận đã xem người khác trong danh sách cc/bcc
Nếu có những người khác trong danh sách cc hoặc bcc đã xem email, bạn cũng không thể thu hồi email đã gửi.
Gửi email từ hệ thống khác
Tính năng thu hồi email chỉ hoạt động trong hệ thống Gmail của Google. Nếu bạn gửi email từ Gmail của mình đến một hệ thống khác như Outlook hay Yahoo, bạn sẽ không thể thu hồi email đã gửi.
Email nằm trong thư mục khác
Nếu email của bạn đã được lọc và di chuyển đến một thư mục khác ngoài hộp thư chính (ví dụ: thư mục Spam), bạn cũng không thể thu hồi email đã gửi.
Cách thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail bằng máy tính
Ngoài những lưu ý trước đó, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng thu hồi email trên Gmail. Dưới đây là các bước để thu hồi email trên Gmail trên máy tính:
Bước 1: Truy cập vào Gmail và nhấp vào biểu tượng hình răng cưa để mở menu cài đặt của Gmail.
Bước 2: Chọn “Xem tất cả thiết lập” để mở cài đặt đầy đủ của Gmail.
Bước 3: Cuộn xuống và tìm phần “Hủy gửi” và nhấp vào “Thời gian hủy gửi”.
Bước 4: Trong cửa sổ cài đặt “Hủy gửi”, bạn có thể chọn thời gian hủy gửi ưu tiên, chẳng hạn 5, 10, 20 hoặc 30 giây.
Bước 5: Cuộn xuống cuối trang và nhấp vào “Lưu thay đổi” để áp dụng cài đặt của bạn.
Bước 6: Từ giờ, khi bạn gửi một email, một thông báo sẽ xuất hiện cho bạn cho phép hủy gửi email trong khoảng thời gian mà bạn đã cài đặt trước đó.
Lưu ý: Tính năng thu hồi email này chỉ hoạt động trong khoảng thời gian mà bạn đã cài đặt trước đó. Sau khi hết thời gian này, bạn sẽ không thể thu hồi email đã gửi và không có cách nào điều chỉnh nội dung email đã gửi.
Cách thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail bằng điện thoại
Hoàn tác Email đã gửi bằng tính năng được cài đặt sẵn
Để thu hồi một email đã gửi trong Microsoft Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Truy cập vào Microsoft Outlook và chọn thư mục “Sent Items” (Thư đã gửi) nằm ở phía trái cửa sổ.
- Nháy đúp chuột vào email mà bạn muốn thu hồi.
- Trong cửa sổ hiển thị nội dung của email, chọn “Actions” (Hành động).
- Chọn “Recall This Message” (Thu hồi tin nhắn).
- Chọn tùy chọn mà bạn muốn sử dụng.
- Cuối cùng, chọn “OK” để hoàn tất quá trình cài đặt.
Xóa thư đã gửi trong OutLook
Để xóa một email đã gửi trong Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Truy cập vào Microsoft Outlook và chọn thư mục “Sent Items” (Thư đã gửi).
- Nháy đúp chuột vào email mà bạn muốn xóa.
- Trong cửa sổ hiển thị nội dung của email, chọn “Actions” (Hành động).
- Chọn “Recall This Message” (Thu hồi tin nhắn) và kéo xuống.
- Chọn “Delete unread copies and replace with a new message” (Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới) nếu bạn muốn thay thế email đã gửi bằng một email khác. Chọn “Delete unread copies of this message” (Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này) chỉ để xóa email đã gửi.
- Lưu ý: Bạn có thể chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” (Thông báo cho tôi nếu việc thu hồi thành công hoặc thất bại đối với mỗi người nhận) để biết trạng thái của việc thu hồi email.
- Chọn “OK” để hoàn tất quá trình thu hồi email hoặc gửi lại email mới (nếu có).
Hủy thư
Để hủy một email trước khi gửi trong Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Soạn nội dung của email và chọn “Options” (Tùy chọn).
- Chọn “Delivery Options” (Tùy chọn giao hàng).
- Đánh dấu vào ô “Expires After” (Hết hạn sau) và chọn thời gian bạn muốn hủy email đã gửi.
- Nhấn “OK” để xác nhận và cuối cùng là “Send” (Gửi) để gửi email đi.
Dùng công cụ Dmail để thu hồi Email
Tuy tính năng “Undo Send” trong Gmail là một cách nhanh chóng và hữu ích để thu hồi email đã gửi, nhưng nó cũng có một số hạn chế quan trọng, như thời gian tối đa chỉ khoảng 30 giây sau khi bạn đã gửi email, đây là một khoảng thời gian ngắn để phát hiện và thu hồi lỗi.
Thay vì sử dụng tính năng này, bạn có thể tham khảo cách thu hồi email bằng Dmail. Dmail là một tiện ích được thêm vào trình duyệt Chrome của bạn. Bạn có thể đặt lịch xóa email và không quên xóa phần email đã gửi đi.
Để xóa và thu hồi email đã gửi, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Dmail, chọn “revoke Email” (Thu hồi email) và nhấp vào OK. Lúc này, nội dung email bạn đã gửi sẽ bị xóa vĩnh viễn.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng mặc dù nội dung email đã bị mất, tên người gửi và tiêu đề vẫn sẽ xuất hiện trong hộp thư của người nhận. Do đó, khi sử dụng cách này để thu hồi email đã gửi trong Gmail, hãy cân nhắc và lưu ý khi áp dụng đối với các email đã được gửi đi trong thời gian dài.
Một vài câu hỏi thường gặp liên quan thu hồi Email đã gửi
Gmail có thể sử dụng để nhận và gửi thư từ các tài khoản Email khác không?
Một số công cụ hữu ích khi tích hợp vào Gmail
Công cụ Sortd giúp biến Gmail trở thành một bảng nhắc công việc hiệu quả, giúp bạn tổ chức và quản lý công việc một cách dễ dàng.
Ugly Email là một công cụ hỗ trợ nhắc nhở cho biết email đang bị theo dõi, giúp bạn nhận ra khi có người theo dõi hoạt động của bạn qua email.
FullContacts là một công cụ hiển thị đầy đủ thông tin về người gửi email, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về người liên hệ và tương tác với họ.
Mixmax cung cấp những mẫu email sẵn có và cho phép bạn lên lịch họp một cách chuẩn chỉnh, giúp tiết kiệm thời gian và tạo sự chuyên nghiệp trong gửi email.
Làm thế nào để giảm mức độ phiền nhiễu của Gmail?
3 mẹo giúp bạn quản lý các tin nhắn trên Gmail hiệu quả
- Click chọn tất cả các hộp thoại đích giúp tiết kiệm thời gian, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác khác như xóa, lưu trữ chỉ với 1 click.
- Hiển thị nhiều địa chỉ liên hệ và hộp thoại trên trang
- Tự động chuyển sang hộp thoại tiếp theo